근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등) ① 법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다. 1. 근로계약서 2. 임금대장 3. 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류 4. 고용·해고·퇴직에 관한 서류 5. 승급·감급에 관한 서류 6. 휴가에 관한 서류 7. 삭제 <2014. 12. 9.> 8. 법 제51조제2항, 제51조의2제1항, 같은 조 제2항 단서, 같은 조 제5항 단서, 제52조제1항, 같은 조 제2항제1호 단서, 제53조제3항, 제55조제2항 단서, 제57조, 제58조제2항·제3항, 제59조제1항 및 제62조에 따른 서면 합의 서류 9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류
② 법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다. 1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날 2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날 3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날 4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날 5. 삭제 <2018. 6. 29.> 6. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날 7. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날) 8. 그 밖의 서류는 완결한 날
경력증명서 발급을 위한 개인정보 보유기간은 공식적으로 정하여, 개인정보 처리방침에 작성·공개해야 합니다. 앞서 살펴본 근로기준법에 따라 최소 3년은 경력증명서를 발급해주어야 합니다. (근로기준법 제39조 및 동법 시행령 제19조)
경력증명서를 발급하기 위한 퇴직자의 개인정보는 현재 재직 중 근로자의 개인정보와 분리하여 보관해야합니다.
(물리적 분리 외에도 논리적 분리 및 보관)
그 외 인사정책 수립 등 목적으로 필요시 익명 또는 가명처리 후 이용할 수 있습니다. 입사·퇴사 규모 등 통계가 필요한 경우 등에는 익명처리가 원칙 ※ 직급별 전체 직원의 연봉 총합 등 사용자도 누군지 알아볼 수 없는 통계정보 등은 개인정보가 아닙니다.
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퇴직 근로자의 경력 증명을 위해 근로자의 개인정보를 보유하는 경우에도 동의를 받을 필요는 없지만 만약 3년이 경과한 후 경력증명서를 발급하려면 취업규칙에 해당 내용을 정하거나 취업규칙에 명시되어 있지 않다면 해당 퇴직자에게 동의 등을 통해서 발급할 수 있습니다.
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